CASE STUDY 導入事例

重説・売買契約書は解説書に準拠した文言での作成が望ましいとされていますが、
実態としては、担当者それぞれが独自にアレンジしており、
会社としての言い回しや表現に統一感が生まれていませんでした。

そのような個人の裁量に依存した運用が常態化していたため、
会社としての契約書品質を担保する仕組みが必要だと強く感じていました。

特約事項・容認事項といった記載内容は業界全体で日々アップデートされていますが、
その情報が営業所間でうまく共有されておらず、全社横断的なナレッジ蓄積・共有の
仕組みが整っていませんでした。

営業所単位でサーバーは存在していたものの他拠点からのアクセスが困難で、
営業所ごとに格差が生じていた環境の抜本的な改善とあわせ、
業務効率化の実現も重要な課題として挙がっていました。

重要事項説明書などの「作成」フェーズだけでなく、
その後の「契約プロセス」そのものにも課題を感じていました。
例えば近年、マンションデベロッパーを筆頭に新築販売業者は電子契約の運用を
標準化させており、仲介分野においてもお客様からのニーズは確実に高まっています。

しかし、当時は会社として電子契約を受け入れる準備が整っておらず、
お客様からご要望をいただいても柔軟に対応できない状況でした。
「印紙税の節税」や「書類のデータ化」、「記名捺印の手間解消」といったメリットを
お客様へ提供できないことは、サービス品質の面でも、
そして社内のペーパーレス化を推進する上でも大きな損失であると捉えていました。

こうした時代に即したニーズの変化へ、いかに迅速に対応できるかが
重要なテーマとなっていました。

文言の属人化により、担当者ごとに特約事項等の言い回しや運用が異なる状態があり、
これは重説における説明義務違反といったトラブルの火種となりうる、
看過できないリスクでした。

また、会社として取引経験のあるマンションの契約であっても前回取引の内容を
参照できない状況が続いており、業務効率の面でも大きな損失が生じていました。

他社システムも検討しましたが、当社で使用している書式が利用できない
などの理由から採用には至りませんでした。

また、特約事項をまとめたリストを独自に作成し文言統一化を図ることも検討しましたが、
運用・メンテナンスの負荷を考慮すると抜本的な解決策とはなりにくいと判断しました。
こうした経緯を経て、Musebellの検討に至りました。

テンプレート機能による契約書作成のサポート、契約関係書類の一元管理・共有化、
そして加盟団体書式での利用が可能である点が主な決め手となりました。
契約関係書類の作成水準とスピードの向上、さらにはスムーズな電子契約への移行が
実現できると判断し、導入を決定しました。

導入にあたっては、通信環境による応答速度への懸念やPDFと比較した自由度の低さ、
新システムへの抵抗感といった社内意見もありましたが、総合的に判断しました。

契約書類の蓄積・共有化が実現したことで、同一マンションの契約書作成において
過去データを活用できるようになり、作業効率が大幅に向上しました。
またテンプレート機能の活用により、これまで課題であった文言の属人化が解消され、
重説における説明漏れの防止にも効果を発揮しています。
さらに、電子契約体制の確立という当初の目標も達成することができました。

なかでも「複製作成機能」と「定型文によるサポート」の活用場面で
効果を強く実感しています。
同一物件・類似条件の契約書を繰り返し作成する際に複製機能が大きく効いており、
定型文機能は担当者間の表現ばらつきを抑え、品質の均一化に直結しています。
経験の浅い担当者でも一定水準の契約書を作成できる環境が整いつつあります。

各営業所への勉強会を複数回にわたって実施いただき、
現場への定着を丁寧にサポートしていただきました。

また、実務から生まれたシステム改修要望に対しても迅速に対応いただけており、
導入後も継続的に改善が進んでいると感じています。

現場の声を拾い上げて反映していただける体制は、
長期的な活用を考えるうえで非常に心強いです。

物件調査やeKYCなど、現場の周辺実務により即したブラッシュアップを期待しています。

その他にも、定型文の更新・追加による最新情報への対応や、
契約書作成に関連する周辺業務まで包括的にカバーできるようになり、
Musubellが中核的なプラットフォームとなることを期待しています。