CASE STUDY 導入事例

導入以前は、重調（重要事項調査報告書）の受付から入金確認、発行までをすべて紙ベースで行っており、担当者ごとに資料が分散して管理されていました。
このため業務が完全に属人化しており、担当者しか進捗状況を把握できず、不在時や引き継ぎ時には業務が止まってしまうこともありました。

また、仲介会社から依頼を受けてから作成・発行までに1週間以上かかることも多く、その要因の一つとしては入金確認も通帳目視→照合→仕訳→経理連携を手作業で行っていたため、膨大な時間と労力を要していました。
こうした状況を抜本的に改善したいと考えたのが導入の出発点でした。

最大の決め手は、案件ごとの進捗状況をリアルタイムに可視化できる機能です。
従来は担当者しか状況を把握していなかったため、全体を俯瞰できず業務効率も上がりませんでした。
Musubellを使えば、誰が・どの案件を・どこまで進めているかが一目で分かり、全ての依頼が確認する事ができます。

また、大きな初期費用がかからず、負担が少なく導入できた点も大きかったです。
費用対効果が明確で社内稟議もスムーズに通過できたことで、スピード感を持って導入を進められました。

最大のハードルは、担当者の中にパソコン業務に不慣れな方も多く、
「自分たちに扱えるだろうか」という不安の声があったことです。
導入初期は心理的な抵抗感も少なからずありました。

そこで、初期の設定や環境づくりは業務推進側で準備し、
その後の運用については現場と業務推進が一緒になって取り組みました。
承認が必要な場面では声を掛け合い、その場で確認しながら進めるなど、
並走しながら操作に慣れていくことができました。

さらに、Musubellの画面がシンプルで直感的に使える設計だったこともあり、
「これなら自分たちでも扱える」という安心感が広がったのも大きな要因でした。

また、デジタルガレージ側も初期設定や運用設計、操作レクチャーを丁寧にサポートしてくださり、
要望を伝えた際にも素早く改善対応をしていただけたことが、現場にとって大きな支えとなりました。
通常は要望を出しても反映までに時間がかかることが多い中、迅速な対応は驚きと信頼につながりました。

このように、現場・業務推進・運営側が一体となって並走支援を続けた結果、
少しずつ慣れが生まれ、最終的には現場スタッフだけで安定して運用できる自走体制を築くことができました。

Musubell導入後は、社内・現場ともに拒否感なくスムーズに定着しました。
進捗が可視化されたことで、誰でも状況を把握でき、承認までの時間が大幅に短縮されています。

また、仲介会社とのやり取りをMusubell上のメッセージ機能で一元管理できるようになり、メールや電話に頼る必要がなくなりました。
案件ごとにやり取り履歴が残るため、引き継ぎや状況確認も容易になりました。
さらに、書類の承認から差し戻しまでをMusubell上で完結できるため、
チェック漏れや誤送信を防ぎ、間違いなく正しい内容の重要事項調査報告書を送付できるようになりました。

従来は通帳を目視して入金者を照合し、仕訳入力して経理に連携する一連の作業を手作業で行っていましたが、
Musubellの収納代行機能により金銭の受領に関する業務が減ったことで、業務負荷も大幅に軽減されました。
その結果、1件あたりの工程が16から9に削減され、月40〜50時間分の業務削減を実現しています。

今後はMusubellの活用を重調業務にとどめず、電子契約機能や業者からの広告書の電子受領、管理組合への報告書・収支データの電子提供などにも広げていきたいと考えています。
また、別サービスですが「Musubell保険」についても効率化できる領域かと考えており、将来的にはその分野も検討きればと考えております。